Боремся с лишним "весом" обязанностей

суббота, 10 апреля 2010 г.

Боремся с лишним "весом" обязанностей

Доброго дня, дорогие друзья.
Наверняка часто вам приходилось сталкиваться с тем, что гора папок с документами на рабочем столе увеличивается , вы крутитесь как белка в колесе, а  список неотложных или залежавшихся дел быстро пополняется.
Диетологи нам рекомендуют устраивать разгрузочные дни раз в неделю, чтобы избавиться от лишнего веса.
Почему бы не устраивать нечто подобное для снятия с себя ненужных "килограммов" документов и обязанностей?
Особо остро эта проблема ощущается накануне отпуска.
В этот момент нас посещают мысли типа:"Столько дел, хоть в отпуск не иди!" или "Без моего чуткого руководства никто ничего не решит!".

 Ну уж нет! В отпуск мы обязательно пойдем, но только предварительно научимся не взваливать на себя все служебные задачи, а умело их перепоручать своим коллегам и подчиненным.
                   Составляем поручение
Тщательно продумываем и ставим конкретную задачу.
Не надо обобщенных фраз.
Четко формулируем то, что мы поручаем, при этом не забываем  указать на ожидаемый результат, предупреждаем заранее о возможных трудностях и ясно даем понять какие могут быть последствия невыполнения данного задания.
Конечно если речь идет о рискованном проекте или о решении конфиденциальных вопросов, то этим лучше заняться самостоятельно.
А стандартные обязанности, для выполнения которых достаточно профессиональных умений и навыков ваших сотрудников смело делегируйте.

                    Кандидатура исполнителя
"Метод научного тыка" здесь неуместен. Присмотримся получше к нашим сотрудникам. 
Во внимание возьмем : их загруженность другими обязанностями,"специализацию" , позволяющую разбираться в задании , желание и способности коллеги.
А если у сотрудника будет мотивация к профессиональному росту, то он обязательно постарается качественно выполнить работу.

              Разрабатываем методы выполнения поручения
Для начала обусловим пути решения задачи и свои личные пожелания и предложения. 
А затем обеспечим исполнителя справочной информацией и необходимыми средствами для достижения поставленных целей.
Поручение лучше давать в письменном виде с подробной инструкцией, чтобы потом не пришлось услышать фразу "А вы мне этого не говорили !"  
Заранее обговорите возможность телефонной связи с вами.
Это особо актуально во время отпуска(никто не хочет решать рабочие вопросы, лежа на пляже).
Можно договориться о времени , в которое вам уместно докладывать о выполнении задачи.

                     Четко определяем сроки 
Слова "Побыстрее!" или "Аврал!" - не подходят .
Исходя из возможностей ставим окончательные и безоговорочные сроки.
Обязательно проводим промежуточный контроль выполнения задания.
И, конечно, четко определить ответственного в случае нарушения сроков исполнения.
Если вы решитесь на этот эксперимент, то постарайтесь это сделать не накануне отъезда в отпуск, а заранее.
Так, у вас будет возможность понаблюдать за работой коллег и подчиненных
и , в случае необходимости, поменять исполнителей. 
Может быть, после изучения приемов делегирования части своих обязанностей ваш рабочий стол станет выглядеть вот так...